7 trucos para ser un pro de Excel
LISTA DESPLEBABLE
A veces queremos asegurarnos de insertar correctamente unos valores en una celda, o queremos ver las opciones disponibles con un desplegable. Esta funcionalidad se llama “Validación de datos” y podemos acceder desde “Datos” en la cinta de opciones, y seleccionamos “Validación de datos”. Pero antes tenemos que seleccionar la celda, o rango de celdas donde queremos que se validen los datos.
En la ventana que se abre podemos elegir en “Permitir” el tipo de valor y en “Datos” podemos especificar los límites, por ejemplo, si elegimos “Número entero”, podemos decirle de permitir desde 0 hasta 100. Otra opción es elegir una lista de valores. En este caso clicamos la flecha a la derecha y seleccionamos la lista de rutas que tenemos en la hoja “Lista desplegable”.
DAR NOMBRES A CELDAS Y RANGOS
Habitualmente hacemos referencias a celdas y rangos usando filas y columnas de la hoja de cálculo, SUMA(B3:B20). Sin embargo, cuando tenemos que crear varias fórmulas y hay una celda o rango que usamos a menudo, podemos dar un nombre a este rango, “PAX” y usarlo como referencia en las fórmulas, SUMA(PAX). Sin el rango es muy grande (por ejemplo, toda una columna de la hoja) y usamos muchos nombres, puede que se ralentice el cálculo, así que no hay que abusar de esto.
TEXTO EN COLUMNAS
A veces pegamos unos valores que queremos transformar pero que no funciona simplemente con cambiar el formato de las celdas, por ejemplo, cuando un número o una fecha se almacenan como texto. Para ello, podemos usar “Text en columnas” desde “Datos” en la cinta de opciones. Aquí seleccionamos “Delimitados”, “Siguiente”, “Tabulación”, “Siguiente”, y llegamos donde podemos especificar el formato. Si es una fecha, elegimos “Fecha” y el formato que tiene en nuestra hoja (DMA es día, mes, año). Si es un número dejamos “General” y podemos clicar “Avanzadas” para especificar más detalles como los decimales (si tiene punto o coma). Es útil también cuando descargamos unos datos que tienen el punto en los decimales en lugar de una coma y los queremos transformar en decimales con coma.
AUTOSUMA
Para hacer una suma podemos clicar en una celda, escribir la fórmula con la referencia, y arrastrarla si queremos sumar varias columnas o filas. Sin embargo, hay una manera más rápida. Seleccionamos los datos, incluida una celda adicional donde queremos el total. Desde “Inicio” en la cinta de opciones clicamos “Suma”, o podemos usar el desplegable y elegir otra función (promedio, mínimo, máximo…). También hay un comando rápido que es “Alt+Mayús+0”.
RELLENO RÁPIDO
Cuando queremos separar los datos de una columna podemos usar fórmulas de texto, o la funcionalidad “Texto en columna” si hay un claro delimitador. Pero también hay una manera más rápida. Rellenamos manualmente la primera fila con los datos separados, seleccionamos el rango que queremos rellenar incluida la fila que rellenamos manualmente, y clicamos “Ctrl+Mayús+E”. Hay que hacer una columna a la vez. También, en lugar del comando rápido podemos utilizar el botón “Relleno rápido” desde la pestaña “Inicio”.
TRANSPONER
Entre las funcionalidades del “Pegado especial” tenemos la posibilidad de transponer los datos, es decir pasarlos de una fila a una columna, o al revés.
ÍNDICE Y COINCIDIR
Ya sabemos usar bien BUSCARV y BUSCARH (y recientemente también BUSCARX), y a veces habría que combinar los dos para encontrar una celda específica buscando un valor en filas y columnas. Pero hay una manera mejor, usar las funciones INDICE y COINCIDIR combinadas.
INDICE devuelve el valor de una celda indicando la fila y la columna de una matriz. COINCIDIR encuentra la fila o la columna donde se encuentra el valor indicado.
Entonces podemos usar COINCIDIR para encontrar el número de fila y columna de la categoría que no interesa, y luego usar INDICE par que nos devuelva el valor de la celda que está en esta fila y columna.
Suscríbete para descargar la plantilla Excel con los 7 trucos que te he enseñado en este post.
