Anexar y combinar tablas en Power Query

Para anexar o combinar varias tablas, o consultas, en Power Query, necesitamos ya haber hecho unas consultas. La única opción que permite juntar varias tablas sin tener que hacer consultas previas en Power Query es usando SQL (lo explicaré en otro post). Si no te acuerdas como realizar unas consultas, vuelve a revisar estos posts:

• Cómo importar datos en Excel desde diferentes archivos
• Importar datos desde un servidor o una web en Power Query

Si clicamos en la cinta de opciones en “Datos” y después en “Consultas y conexiones”, se abrirá una ventana a la derecha con todas las consultas realizadas.

Volviendo a la cinta de opciones, siempre en “Datos” podemos desplegar el menú de “Obtener datos” y en “Combinar consultas” tenemos la opción de “Combinar” o “Anexar”.

Clicamos Anexar y tenemos por defecto la opción de elegir las dos tablas que queremos anexar. Elegimos las dos tablas y damos a aceptar.

También podemos marcar la opción “Tres o más tablas” para poder juntar más de dos tablas a la vez. Seleccionamos a la izquierda las tablas que queremos anexar, damos a “Agregar” y “Aceptar”.

En este momento se abre el editor de consultas de Power Query donde podemos transformar los datos (como vimos en la sección anterior) o simplemente cerrar y guardar con la opción que más nos convenga. Sin embargo, en estos datos que tenemos no hay ninguna tabla apropiada para anexar porque ninguna tiene las mismas columnas. Si intentamos anexar Pax tren (que tiene el detalle por fecha) y Pax avión (que está por mes y año) vemos que se genera una tabla con todas las columnas posibles. Sin embargo, para las columnas de Year y Month de los datos del Tren no tenemos información (“nulo”) y lo mismo pasará con Date para las filas de datos del avión. Cerramos la ventana y damos a “Descartar” porque no quiero guardar el resultado. Utilizando una palabra más técnica, estas dos tablas tienen diferente “granularidad” (diferente nivel de desagregación o detalle), dado que una está por fecha, y la otra por mes.

Volviendo a “Datos” en la cinta de opciones, clicamos “Obtener datos”, “Combinar consultas” y esta vez clicamos “Combinar”. Aparece una ventana donde tenemos que hacer lo siguiente:

• Elegir las dos tablas que queremos combinar. En este ejemplo quiere usar la tabla “pax tren” y cruzarla con la tabla calendario donde hay más información relacionada con la fecha (año, mes, día de la semana etc.).
• Elegir las claves del cruce, es decir la o las variables comunes que cruzamos (recuerda las implicaciones de la cardinalidad 1:1, 1:N etc.). Si tenemos que seleccionar más de una variable, después de seleccionar la primera, presionando CRLT, seleccionamos las siguientes. Es importante el orden de selección de las variables, que tiene que ser el mismo en las dos tablas (si te fijas aparece un numerito en cada columna seleccionada). En nuestro caso seleccionamos “Date” en las dos tablas.
• Elegimos el tipo de cruce o combinación: externa izquierda, externa derecha (lo que vimos antes en la parte de teoría). En nuestro caso elegimos una “Externa Izquierda” porque quiero que se mantengan todos los datos de mi tabla de pasajeros, y que me añada la información de las fechas. No quiero que se añadan fechas donde no hay pasajeros (en este caso concreto una combinación Interna habría logrado el mismo objetivo dado que todas las fechas de “pax tren” están también en el calendario).

Antes de “Aceptar” podemos comprobar al final de la ventana que nos dice el número de filas que coinciden. En nuestro ejemplo era de esperar que todas coincidiesen. De lo contrario, podría significar que el en el calendario falta alguna fecha.

En este momento se abre el editor de consultas de Power Query donde podemos transformar los datos (como vimos en la sección anterior). Pero antes de guardar hay que elegir que columnas incluimos de la segunda tabla (por defecto todas las columnas de la primera tabla se incluyen). En nuestro caso deselecciono Date, dado que ya la tengo en la primera tabla, y deselecciono también la opción “usar el nombre de columna original como prefijo”. Doy a Aceptar y ya veo la tabla combinada con todas las columnas. Cierro y guardo.

Hasta ahora hemos visto como anexar o combinar unas consultas existentes para crear una nueva. Pero podemos también hacer lo mismo en una misma consulta, desde el editor. El resultado será que en lugar de tener tres consultas (si por ejemplo anexas dos), tendrás dos.

Una última nota antes de acabar este tema es la manera de cargar los datos de las consultas que usas para anexar o combinar. Por lo general, si no vas a usarlas para otra cosa es mejor cargarlas “solo como conexión”, de esta manera evitas añadir peso innecesario a tu fichero.