Aprende Excel en 20 minutos

Excel es una de las herramientas más utilizadas en análisis de datos. A pesar de sus limitaciones, es la herramienta ideal para iniciarse a la analítica de datos. Además, gracias a los nuevos desarrollos y complementos, permite llegar a niveles avanzados de importación y manipulación de datos, análisis exploratorio, análisis estadístico y visualización de datos.

CONOCER LA HERRAMIENTA

Al abrir la herramienta, nos encontramos con la hoja de cálculo, donde tenemos:

• Pestañas: dese aquí accedemos a las diferentes partes del menú con varios comandos. Arriba de las pestañas, a la izquierda, encontramos los comandos para guardar.
• Comandos: dentro de cada pestaña están varios comandos, como por ejemplo cambiar el formato de los datos de una o varias celdas.
• Espacio de trabajo: es donde vamos a trabajar escribiendo en las celdas.
• Hojas: en el mismo libro (archivo Excel) podemos crear varias Hojas. Para añadir una hoja clicamos el botón “+” al lado de la última hoja.

En Excel todo gira en torno a las celdas que se identifican a través de filas y columnas. En una celda podemos escribir algo (textos, números, fechas etc.), podemos hacer referencias al contenido de otras celdas (para mostrar el contenido de la celda referenciada), y podemos escribir fórmulas y funciones. Además, cada celda incluye información sobre el formato de lo que contiene (si es un número con decimales, si es negrita, etc.).

Referencia a celdas

Para usar una referencia a una celda o rango en una fórmula, utilizamos las “coordenadas” de número de fila y letra de columna:

• Una celda: LetraNúmero (A1, B1, C3…)
• Rango: Celda:Celda (A1:A10, A1:C10…)
• Columna entera: Letra:Letra (A:A, B:B, A:C…)
• Fila entera: Número:Número (1:1, 3:3, 1:3…)

Copiar y pegar:

Copiar celdas seleccionadas: con comando o CTRL+C. Pegar celdas copiadas: con comando o CTRL+V. Pegado especial: desde el comando seleccionar el tipo de pegado: Sólo texto; Sólo formato; Sólo formulas.

FUNCIONALIDADES BÁSICAS

Formatos: en la pestaña “Inicio”, desplegable “Formatos” podemos elegir el formato que dar a nuestras celdas. Podemos elegir entre: número, texto, fecha, fecha-hora, poner un número como porcentaje, en formato contabilidad, con un símbolo de moneda etc.

Filtrar y ordenar: seleccionando los datos, vamos a la pestaña “datos”, grupo “Ordenar y filtar” podemos filtrar que nos permite mostrar sólo los datos que cumplen con los criterios que hemos especificado. Ordenar: En el caso de datos numéricos podremos ordenar de mayor a menor, o de menor a mayor. En la lista “Orden”, elija el orden en el que desea aplicar la operación de ordenación: de forma alfabética o numérica, ascendente o descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto, o bien de menor a mayor o de mayor a menor para números). En la lista “Ordenar según”, elija Valores, Color de celda, Color de fuente o Icono de celda. En la lista desplegable “Ordenar por”, seleccione la primera columna en la que desea ordenar.

Insertar filas o columnas: Seleccione el encabezado de la fila/columna situada encima de donde quiere insertar filas adicionales. Mantenga pulsada la tecla CTRL, haga clic en las filas/columnas seleccionadas y luego, en el menú emergente, haga clic en Insertar.

FÓRMULAS BÁSICAS

Operadores: suma + , resta – , multiplicación * , porcentaje % , igual a =, menor a <,….

Copiar y pegar celdas con fórmulas: Al copiar/pegar o arrastrar celdas con referencias a otras celdas, esta referencia se modificará. Si queremos “bloquear” la referencia usamos $ delante de la letra (columna) y/o el número (fila). Podemos de esta forma mantener fija toda la celda o rango ($A$1, $A:$A), la columna ($A1) o la fila (A$1).

Sintaxis: Tenemos una ayuda rápida al escribir la función en la celda y una ayuda más completa utilizando el comando “Insertar función”. Pero si no sabemos el nombre de alguna función podemos utilizar el menú de fórmulas de Excel o buscarla en: https://support.office.com/es-es/article/funciones-de-excel-por-orden-alfab%C3%A9tico-b3944572-255d-4efb-bb96-c6d90033e188

Te aconsejo que mires el video al principio de este post para una explicación más detallada y fácil de entender sobre como utilizar las funciones Excel. De todas formas aquí tienes un ejemplo de como utilizar las funciones y una lista de funciones básicas y al final del post puedes suscribirte al blog para tener acceso a una plantilla con ejemplos de fórmulas y funciones básicas.

Funciones matemáticas: SUMA(), PROMEDIO(), CONTAR(), CONTARA(), MIN(), MAX()

Funciones de texto:

• “&”: une textos (igual que la función CONCATENAR)
• DERECHA(): extrae un dado n. de caracteres de una cadena de texto a partir del último
• IZQIERDA(): lo mismo que el anterior, pero desde el primer carácter

Funciones lógicas:

• SI(prueba lógica; valor si verdadero; valor si falso))

Funciones de fecha:

• DIA(fecha): identifica el día del mes en una fecha
• MES(fecha): identifica el mes en una fecha
• AÑO(fecha): identifica el año en una fecha
• DIASEM(fecha): identifica el día de la semana, por defecto domingo=1

TABLAS DINÁMICAS

Las tablas dinámicas son probablemente la herramienta más potente en Excel para analizar explorar y analizar los datos. Permiten utilizar grandes cantidades de datos a la vez organizándolos por categorías y subcategorías (en filas y columnas), agregándolos con una suma, promedio etc. Además, permiten mostrar los datos tanto en valor absoluto (es decir el dato tal cual) como con transformaciones, por ejemplo, la diferencia porcentual de una categoría vs otra.

Cómo usar una tabla dinámica

Después de dar a Aceptar aparecerá un cuadro de tabla dinámica en la hoja de cálculo. A la derecha aparecerán los campos de la tabla dinámica y podemos arrastrarlos a las 4 áreas disponibles:

• Filtros: aparecen encima de la tabla dinámica y se utilizan para filtrar los datos en la tabla sin tener que desglosar sus elementos en la tabla;
• Columnas: normalmente son variables categóricas (por ejemplo, el año, el nombre del producto, el tipo de tarifa etc.) y generan tantas columnas cuantas categorías haya.
• Filas: normalmente son variables categóricas (como en las columnas) y generan tantas filas cuantas categorías haya.
• Valores: en este campo los datos se agregan mediante una operación, por ejemplo, una suma, un promedio, etc. Normalmente aquí incluimos variables numéricas (euros, número de productos vendidos etc.) pero podríamos incluir también variables categóricas (en este caso la única operación permitida sería la cuenta de filas de esta variable).

Si te fijas en la tabla dinámica de la imagen, verás que tanto las columnas, como las filas presentan un botón con un desplegable. Clicando este despegable podemos filtrar columnas y filas directamente.

Es posible, además, añadir más de un filtro, fila, columna o valor. El orden con el cual se colocan los elementos adicionales en las filas, columnas y valores es importante dado que esto se refleja en la tabla dinámica.

Aquí tienes a disposición una plantilla Excel con ejemplos de fórmulas y funciones.