Cómo importar datos en Excel desde diferentes archivos

En Excel podemos importar datos de diferentes archivos y almacenarlos en una hoja de cálculo, en un modelo de datos de Power Pivot, o guardar solo la consulta específica sin almacenarlos físicamente.

Vamos a ver desde Excel que opciones tenemos para importar datos. Para ellos aprovecharemos Power Query, un complemento de Excel que permite conectarnos a diferentes fuentes de datos y de transformar los datos obtenidos. En las versiones anteriores a Excel 2016 era necesario descargar y activar este complemento. Si tienes una de estas versiones aquí tienes unos enlaces que te ayudarán:

• Descargar: https://www.microsoft.com/es-es/download/details.aspx?id=39379
• Habilitar: https://support.microsoft.com/es-es/office/soluci%C3%B3n-de-problemas-de-power-query-2546eaa8-9893-4574-9ef9-afacb9b0b495

Desde Excel 2016 Power Query está incluido en “Datos” de la cinta de opciones. Al clicar “Obtener datos” vemos las diferentes opciones.

Desde un libro: nos deja elegir otro fichero Excel desde el cual queremos importar los datos. Una vez elegido el fichero podemos elegir la hoja donde se encuentran los datos a importar.

Desde el texto/CSV: esta es la opción cuando tenemos ficheros con extensiones .txt o .csv. En esto fichero los datos pueden estar separados por un delimitador (coma, punto, punto y coma…) o por número de caracteres, es decir que para separar las columnas hay que contar un número específico de caracteres. En el primer caso, después de elegir el archivo se abrirá una ventana donde podemos configurar el delimitador (por defecto Power Query propone uno automáticamente, en la mayoría de los casos es el correcto, pero es importante revisarlo). En el segundo caso, tenemos que dar a “Transformar datos” y se nos abrirá la interfaz del editor de consultas. Aquí buscamos “Dividir Columna”, elegir “por posiciones” e insertar el número de carácter de inicio de cada columna (si por ejemplo tenemos un fichero con tres columnas de 10 caracteres cada una, escribimos “0,10,20”). En los dos casos, seleccionamos en seguida la opción “Cargar en” y especificamos donde queremos cargar los datos (vamos a ver esto en detalle más adelante).

• Tabla: carga los datos en una nueva hoja del archivo Excel.
• Informe de tabla dinámica: carga los datos en una tabla dinámica en blanco que aparece en una nueva hoja.
• Gráfico dinámico: carga los datos en una tabla dinámica en blanco que aparece en una nueva hoja junto a un gráfico en blanco relacionado con esta tabla dinámica.
• Crear solo conexión: guarda la información de la consulta al archivo y todas las transformaciones hechas per no carga los datos en ningún sitio (esta opción es interesante cuando queremos utilizar los datos de una consulta en otras consultas).

Actualizar los datos. Una vez guardado la conexión y los datos podemos actualizarlo si hay unos cambios. Por ejemplo podemos sustituir el archivo de origen de los datos, o podemos añadir un nuevo archivo a la carpeta (conexión desde carpeta). Para actualizar tenemos dos opciones:

• Actualizar todas las conexiones de nuestro libro Excel: desde “datos” clicar “Actualizar todo”.
• Actualizar una consulta: desde datos clicamos “Consultas y conexiones” y se abrirá un panel a la derecha. Allí aparecerán todas las consultas. Podemos clicar el icono de actualizar que aparece a la derecha de cada consulta.

Desde este panel, además, podemos hacer doble-click sobre una consulta y editarla. Al hacer doble click se abre el editor de consultas donde a la izquierda podemos desplegar las diferentes consultas y pasar de una a otra para modificarlas.

A la derecha tenemos todos los pasos que se han dado para llegar al formato de datos actual. Al lado de cada paso tenemos un icono de configuración, al clicarlo podemos modificar cada paso que hemos dado. Por ejemplo, si clicamos en el icono de “Origen”, podemos cambiar el archivo de la fuente de datos.