Funcionalidades principales de Power Pivot

Si no conoces Power Pivot, te aconsejo de ver primero el post Introducción a Power Pivot.

Buscar: clicando el icono de prismáticos podemos buscar entre los nombres de los campos calculados y todas las columnas, incluido buscar en las fórmulas (esto es útil cuando tenemos muchas columnas y medidas).

Crear KPI: Un KPI es un indicador que nos da una idea de cuanto bien o mal vamos con respecto a un objetivo. Hagamos un ejemplo. En el fichero tenemos una hoja de Power Pivot llamada “PPTO” donde tenemos Pax (reales) y Pax_ppto. Vamos a hacer un KPI que mida el cumplimiento del presupuesto definiendo los tres elementos que necesita:

• Valor base: primero tenemos que tener un campo calculado que usar como base para el KPI. En este caso queremos usar como base la suma de Pax, creamos entonces el campo calculado Pax_reales. Nos colocamos con el cursor sobre este campo calculado y clicamos “Crear KPI”.
• Valor de destino: queremos comparar los pax reales con el presupuesto, entonces creamos el campo calculado Pax_objetivo sumando “Pax_ppto”.
• Umbrales: tenemos que definir los niveles de cumplimiento del objetivo en “malo” (rojo), “ni bien ni mal” (amarillo), “bueno” (verde). Por ejemplo, hasta un 90% de cumplimiento del presupuesto será “rojo”, de un 90% a un 99% será “amarillo” y desde el 99% y más allá del presupuesto será “verde”.

Ahora podemos posicionar el cursor encima de Pax_reales (nuestro valor base) y clicar en “Crear KPI”. Se abrirá una ventana donde vamos a utilizar la información definida anteriormente:

• En “Definir valor de destino” seleccionamos Pax_objetivo (fíjate que hay una opción de elegir un Valor absoluto, en este caso no vamos a necesitar los pax objetivo dado que los umbrales se ajustarán en valor absoluto).
• Ajustamos los umbrales de estado para que coincidan con lo que hemos definido antes.
• Podemos clicar “Descripciones” y añadir información para nuestro KPI (no es necesario) y damos a Aceptar.

Volviendo a la hoja de cálculo, vemos que en la tabla “PPTO” tenemos un KPI llamado “Pax_reales” compuesto por el valor, el objetivo, y el estado. Podemos meter las tres en Valores de la tabla dinámica.

¿Y si quisiera crear un KPI pero utilizando la variación porcentual vs el presupuesto?

En este caso debemos crear un campo calculado que sea el ratio de Pax_reales / Pax_ppto y, en lugar de establecer un valor de destino con otro campo calculado, seleccionamos “Valor absoluto” e insertamos “1”. Ajustamos los umbrales en 0,9 y 0,99 y obtenemos los mismo resultado pero con la variación porcentual.

Una alternativa es calcular el % de variación (Pax_real/Pax_ppto -1) y crear un KPI con valor absoluto de destino “0”. Al modificar los umbrales, si no te deja moverlo por debajo de 0 puedes clicar el valor y escribir directamente el umbral. En el siguiente ejemplo he creado un KPI de variación % donde una variación de entre -1% y +1% está en amarillo, por debajo rojo, y por encima verde.

Para poder modificar el KPI clicamos encima del campo calculado con el botón derecho. Al final de este post puedes darte de alta y descargar la plantilla con el ejemplo de los KPI.

Ordenar por columna: si queremos que los valores de una columna se ordenen en base a los valores de otra columna tenemos que clicar la columna que queremos ordenar, dar a “Ordenar por columna” y seleccionar la columna que queremos usar como referencia. Esto afecta al orden en la tabla dinámica.

Opciones de cálculo (pestaña “Diseñar”): por defecto el cálculo es automático, es decir que al dar a “Intro” después de escribir una columna o medida calculada esta se calcula en seguida. Esto es lo ideal, sobre todo si tenemos que crear otros cálculos basados en ella. Sin embargo, a veces el tiempo de cálculo es muy alto debido a la complejidad de la fórmula combinada con el volumen de datos. Si tengo que escribir varias fórmulas sin interrupciones y quiero que calcule todo al final cuando le diga, seleccionamos “Cálculo manual”.

Crear tabla de fechas: en este fichero ya hemos importado una tabla de calendario para enriquecer la información de las fechas, pero si no la tuviéramos, podríamos crearla de forma automática. Clicamos en “Tabla de fechas” y “Nuevo”. Se genera una tabla con fecha, año, mes y día de la semana (en número y literal) y mes-año.

¡¡ESCARGA LA PLANTILLA CON EL EJEMPLO DE DE CREACIÓN DE KPI!!